Dexova HRIS — Payroll & Absensi

Context

HRIS adalah modul terbesar Dexova — dan alasan banyak bisnis melirik ERP. Modul ini melayani dua persona lewat dua aplikasi berbeda: admin HR bekerja di dashboard (dex-fe), karyawan memakai PWA absensi (dex-attendance).

Halaman ini membedah tiga bagian yang paling berat secara engineering: payroll engine, absensi geofence, dan mesin approval.

Payroll engine

Aturan penggajian Indonesia diimplementasikan sebagai business rules yang bisa dikonfigurasi — bukan angka hardcode:

• Lembur bertingkat mengikuti PP 35/2021 — tarif berbeda per jam ke-1, jam berikutnya, dan hari libur; lembur tercipta otomatis saat jadwal terlampaui, lalu melewati approval.
• Komponen gaji fleksibel per perusahaan + tarif per karyawan (pro-rata untuk karyawan baru, komponen yang ditanggung perusahaan).
• Cutoff vs payday dikonfigurasi terpisah; payday bergeser otomatis ketika jatuh di hari libur bank.
• Periode payroll dikunci sebelum run — run digenerate dari data absensi yang sudah final, dengan progress monitoring.
• Penyesuaian satu kali: bonus, THR, severance — masuk run tanpa mengubah komponen permanen.
• Pinjaman karyawan dengan pemotongan gaji otomatis per periode.
• Aturan pembagi tarif harian, strategi pembulatan, tipe minggu kerja (termasuk Sabtu setengah hari) — semua konfigurasi, bukan cabang if di kode.
• Periode payroll yang lupa dikunci? Ada scheduler auto-lock — periode menutup dirinya sendiri sesuai konfigurasi.

Absensi geofence

Absensi adalah data mentah payroll — kalau absensinya salah, gajinya salah. Desainnya berfokus pada validitas data di sumbernya:

• Check-in/out dari PWA dengan geofence (Geolocation API + retry/backoff): aplikasi mendeteksi kantor terdekat dan menolak absen di luar radius.
• Selfie wajib saat check-in — kamera via getUserMedia dengan overlay nama + timestamp, mencegah titip absen.
• Model dua alamat untuk WFH — karyawan bisa mengajukan lokasi rumah sebagai geofence kedua, lewat approval.
• Koreksi kehadiran ber-approval (bukan edit bebas), plus manajemen pulang-lebih-awal.
• Aturan pelanggaran + ambang keterlambatan per lokasi/departemen; analytics kehadiran dan laporan kepatuhan untuk HR.
• Rekap bulanan mengunci data kehadiran sebagai input payroll — satu sumber kebenaran.

Mesin approval

• Aturan approval multi-level dengan final approval wajib di HR — konsisten untuk cuti, koreksi absen, lembur, dan shift swap.
• Delegasi approval saat approver cuti/berhalangan.
• Eskalasi otomatis berbasis SLA (scheduler in-process): pengajuan yang tidak direspons naik ke approver berikutnya — pengajuan tidak pernah menggantung.

Shift & penjadwalan

• Grid shift bulanan dengan generator rotasi otomatis.
• Shift swap antar-karyawan dengan approval.
• Toleransi keterlambatan per jadwal kerja.

Data operations

Onboarding perusahaan berarti ratusan karyawan masuk sekaligus — jalur datanya harus kuat:

• Bulk import Excel (Combined Bulk Import) sebagai job async: progress tracking, mode commit, strategi duplikat, dan auto-provisioning akun.
• Export CSV/Excel dengan mode sync untuk data kecil dan async untuk dataset besar.
• Reset password self-service dengan OTP email, masa berlaku, lockout 5 percobaan, dan eskalasi admin.

Outcome

• Payroll berjalan dari data absensi yang terkunci — bukan spreadsheet yang diedit di menit terakhir.
• Aturan regulasi (lembur bertingkat, payday shift) hidup sebagai konfigurasi teruji, siap mengikuti perubahan kebijakan.
• HR berhenti menjadi operator data manual: approval, koreksi, dan rekap berjalan lewat alur yang bisa diaudit.